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委办(信访局)
事中事后监管制度
(一)档案安全事项监管  

 

为加强档案实体安全和信息安全监管,杜绝各类危害档案安全事故发生,特制定如下监管制度:

一、监督检查对象

本行政区域内形成、保管以下档案的单位:(1)有列入国家专业档案目录档案的;(2)有保管期限为30年或永久档案的;(3)涉及国家安全、公共利益、重大公民利益的档案数据库的。

二、监督检查内容

单位档案保管情况是否符合《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及相关法律法规、规范性文件中有关档案安全规定。主要检查下列事项:

(一)是否建立完善了覆盖全面、制度健全、手段先进、保障有力的档案安全工作机制;

(二)档案登记备份工作是否法制化、规范化、常态化,对重要档案是否采取了异地备份,对重要电子档案是否采取了异地异质备份;

(三)档案室(馆)的硬件设施是否具备档案安全保障能力,是否符合档案“八防”要求;

(四)是否符合建立了规范的档案信息管理系统安全防护体系;

(五)是否建立了档案安全应急处置机制和档案安全应急管理制度;

(六)在档案信息公开发布中是否严格执行了保密审查制度;

(七)对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理是否严格执行了档案安全保密制度;

(八)其他法律法规规定的安全事项。

三、监督检查方式

(一)日常检查。针对列入专业档案目录的单位,开展不定期自查。

(二)专项检查。针对公众关注度高、安全隐患大的档案领域每年组织一次专项检查。

(三)根据投诉举报,开展执法检查。

四、监督检查措施

开发区档案馆采取查阅资料、核查现场、安全测评等方式,对单位实施监督检查。专业档案形成单位应当指定有关人员配合档案部门的监督检查工作,如实提供有关资料,回答相关问询,协助检查工作和安全测评。

五、监督检查程序

(一)专业档案形成单位和列入档案登记备份名册的单位,填写《档案工作情况自查报告》,说明30年及永久保管期限档案保存情况,档案数据库运行维护情况,并对年度工作自查报告的真实性负责。开发区档案馆依据《档案安全年度工作自查审核汇总表》和档案安全评价、监督检查情况向被检查单位进行反馈。

(二)开发区档案馆依据《档案安全年度工作自查审核汇总表》和档案安全评价、监督检查情况进行年度考核,并在规定时间内汇总考核情况,在一定范围进行通报。

六、监督检查处理

(一)在档案收集、整理、保管、利用等环节的检查中发现问题,必须立即现场叫停,除责令限期改正外,应当依法采取补救措施,对情节严重的要按照有关法律法规进行处罚。

(二)在档案信息安全监管督查中发现问题的,以通报形式予以公布。

(三)对单位在监督检查中存在问题按相关法律、法规规定及时进行处理。

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